Así evoluciona una oficina.
Cómo trabaja la oficina, paso a paso: qué hace con lo que sabe, qué pregunta y cómo cambia.
Ejemplo ilustrativo con un negocio de prueba, una mini fábrica de yogur artesanal. Muestra cómo funciona la oficina; no son resultados medidos.
Empieza con lo que usted le cuenta.
Con eso arma su panel y atiende por WhatsApp. Lo que no sabe, se lo pasa a la dueña y le dice por qué.
Al cerrar la semana, le pregunta.
Le escribe a la dueña lo que le faltó para responder por su cuenta.
Cada respuesta suya es una versión nueva.
Se prueba antes de usarla. Si algo importante cambia, espera su sí.
Atiende con lo que aprendió.
Usa las reglas que la dueña le dio. Lo que aún no tiene, lo dice sin inventar.
Al cerrar, vuelve a preguntar.
Esta vez: qué hacer con un producto dañado y cómo seguir un reclamo urgente.
Otra respuesta, otra versión.
Con la política de cambios la oficina pasa a v3. Un proceso nuevo espera su sí.
Cada semana atiende más.
Ya resuelve sola 5 de 6. Solo le pasa a la dueña lo que no puede confirmar sin una herramienta: cuánto hay en inventario.
Y pregunta cómo suplirla.
Pide los datos del producto y propone una rutina de disponibilidad.
Con su sí, otra versión.
La dueña acepta la rutina y la oficina pasa a v4.
Lo que pasó a la dueña en la semana 1, y por qué
- No tenía la vida útil de un yogur.
- No tenía el precio de empresa ni el crédito para una cafetería.
- No tenía la dirección de la fábrica.
- Una tienda pidió precio por mayor y una persona.
- No tenía el costo del domicilio a un barrio.
- Un gimnasio pidió factura y disponibilidad.
Lo que pasó a la dueña en la semana 2, y por qué
- Un cliente con un reclamo urgente, un Griego 1 L con sabor raro: decide la dueña.
- Una oficina preguntó si cambian un producto dañado. No había política de cambios.
- Una tienda pidió devolución por un frasco roto. Mismo motivo.
Lo que pasó a la dueña en la semana 3, y por qué
- Sin inventario para confirmar 40 kéfir para mañana (un gimnasio).
Lo que resolvió sola esta semana
- Precios y descuentos de empresa, con el total.
- Dos reclamos por producto dañado, con foto y lote, según la política de cambios.
- Vida útil, domicilio y el crédito de una cafetería.
Antes de pasarle una conversación a la dueña, el bot revisa lo que ya sabe: vida útil, domicilio, descuentos de empresa, factura.
Pasó pruebas, aplicadoSus respuestas quedaron como reglas: 15 % menos desde 20 unidades, 20 % desde 25 de un mismo producto, crédito a 15 días con 3 pedidos pagados, 21 días de vida útil.
Aplicado y avisadoSe quitó del panel: Ventas por producto en la fábrica. No la usa.
Aplicado y avisadoPropuesta: conectar la factura electrónica, pidiendo NIT y correo al cliente.
Pidió su sí. Dijo que sí.
Política de cambios: se cambia sin costo, con foto y lote, dentro de los 21 días de vida útil. Si hay un reclamo, avisa a la dueña, que decide.
Aplicado y avisadoProceso nuevo para reclamos urgentes: el bot pide foto, lote y si estuvo refrigerado, avisa como urgente y no vuelve a mandar el menú de bienvenida.
Pidió su sí. Dijo que sí.Crédito de empresas: ahora lo resuelve el bot. 15 días con 3 pedidos pagados; las empresas nuevas pagan contra entrega o transferencia.
Aplicado y avisadoSe quitó del panel lo que no usa.
Aplicado y avisado
Rutina nueva: disponibilidad diaria. Cada mañana la dueña escribe en una frase cuánto hay de cada producto. El bot confirma los pedidos pequeños con ese dato y le pasa los que lo superan y los de empresa de más de 50 unidades.
Pidió su sí. Dijo que sí.Ficha técnica cargada: INVIMA vigente, endulzado con stevia y sin azúcar añadida, 21 días refrigerado y máximo 2 horas fuera de la nevera. Faltan las cepas y la proteína; la dueña las pasa luego.
Aplicado y avisado
Lo que no sabe, no lo inventa: se lo pasa a la dueña y le dice por qué.
El mensaje de cierre de semana de Compas a la dueña.
Lo que respondió la dueña y lo que Compas hizo con eso.
Responde con las reglas del cierre anterior. Los cambios aún no están definidos: lo dice, y Compas se lo pregunta a la dueña en el siguiente cierre.
El mensaje de cierre de semana de Compas a la dueña.
Lo que respondió la dueña. Cada respuesta es una versión nueva.
Cotiza con lo que sabe, dice que no puede confirmar existencias y lo pasa como urgente.
El mensaje de cierre de semana de Compas a la dueña.
Lo que respondió la dueña y lo que Compas hizo con eso.
Y así cada semana.
El ciclo sigue: responde, cotiza, cobra, agenda, evoluciona.